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TABLA DE CONTENIDO


 * Introducción
 * Objetivos
 * Introducción del tema
 * Concepto de sistema y sistema contable
 * Características, ventajas y utilidad de un sistema y un sistema contable
 * Historia del SIIGO.
 * Descripción general del SIIGO
 * Características principales del SIGO
 * Funcionalidad
 * Ventajas del SIIGO
 * Sistemas operativos sobre los cuales trabaja el programa SIIGO
 * Módulos que componen la aplicación contable SIIGO
 * Diferencias entre los diferentes tipos de SIIGO. (Tipo, características, módulos que lo Componen)

INTRODUCCIÓN Mediante la realización de este trabajo se busca conocer y ampliar los conceptos sobre el sistema integral información gerencial operativa SIIGO, por medio del cual diversas compañías del sector económico llevan a cabo su proceso sistemático de todas y cada una de las operaciones realizadas contablemente para la obtención de información veraz y confiable que les permita el conocimiento oportuno para la toma de decisiones gerenciales.

OBJETIVOS ** objetivos generales: **
 * característica, funcionalidad y ventajas del programa contable sistematizado SIIGO, para lograr la ejecución y aplicación de este en nuestra formación profesional.


 * Objetivos específicos: **
 * Fortalecer los conocimientos para que estos nos permitan acceder al programa con mayor facilidad.
 * Reconocer las capacidades del programa para tenerlas en cuenta al momento de ejecutar el programa.
 * Utilizar el programa como un medio de ayuda para la realización de nuestro trabajo profesional con mayor facilidad.

TEORÍA REFERENTE AL TEMA

Este programa busca contribuir con el incremento de la rentabilidad y productividad de las pequeñas y medianas empresas, mediante la oferta de soluciones informáticas para la administración de negocios, basados en el Sistema Integrado Información Gerencial y Operativo SIIGO, como soporte a la función administrativa y operativa que sirva como apoyo para la sistematización de la información y por consiguiente la facilidad para la obtención de informes tanto internos como para los entes externos que conlleven a la toma de decisiones.



QUE ES UN SISTEMA

Podemos definirlo como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía o materia para proveer información.

**QUE ES UN SISTEMA CONTABLE**

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

Estructura de un sistema contable

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.


 * Características de un sistema de información contable **

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.


 * Cualidades de la información contable **

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

L a información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.


 * Utilidad: ** Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.


 * Ventajas **

Permite tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad economica representa para la comunidad.



HISTORIA DE SIIGO

Informática & Gestión S.A. Es una empresa multinacional con capital Holandés y Colombiano, dedicada al desarrollo, comercialización, mantenimiento, implementación, soporte y actualización de software para la administración de negocios. Su máxima autoridad es la junta directiva quien fija las políticas y los lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos propuestos. La entidad desarrolló el 15 de Julio de 1988 la primera versión de SIIGO, contable administrativo con 5 módulos.

Luego se lanza la versión de SIIGO con 11 módulos, desde entonces se formaliza el primer distribuidor regional en la ciudad de Cali y la empresa cuenta con 863 clientes.

Posteriormente, debido a su acelerada propagación en el mercado nacional e internacional se crean las filiales de Perú y Venezuela y un distribuidor en Ecuador.

En el año de 1997, la revista Computerworld por primera vez reconoce las 50 empresas más grandes de informática en Colombia, colocando a dicha compañía en el puesto número 37 con ventas de $4.995.000, 188 empleados y 4.565 licencias vendidas.

Seguidamente en 1998, SIIGO es galardonado por la revista Byte como “El mejor software administrativo local”. A consecuencia de esto, Exact Software, la tercera empresa de software administrativo más grande de Europa invirtió en acciones de Informática & Gestión, con el objetivo de ampliar desde Colombia el mercado latinoamericano, y para que mediante la transferencia tecnológica, los usuarios SIIGO obtengan productos y servicios de mayor calidad y funcionalidad.

Dos años mas tarde (2000), SIIGO lanza la campaña “Contrato un Joven en Acción-Plan Colombia - SIIGO”, en donde 140 jóvenes entre 18 y 25 años se graduaron como Auxiliares de Oficina SIIGO recibiendo formación en fundamentos de contabilidad, informática y en el desarrollo de valores para ser miembros ejemplares en la sociedad.

En Octubre del 2001, durante la feria de tecnología Compuesto-Empresarial esta compañía realizó el prelanzamiento de E-Synergy, herramienta e-Business desarrollada en Holanda, pero localizada para nuestro país.

En el 2002, Informática & Gestión cuenta con un amplio portafolio de soluciones para diferentes sectores económicos: software para entidades de salud, para colegios públicos y privados, contadores, talleres de servicio automotriz y empresas de ventas al de tal.

Nuevamente en el 2004, dicha compañía realiza la III Feria SIIGO a partir de un ciclo de Conferencias en temas de administración y con asistencia récord de 1,066 profesionales y 713 empresas. Por lo tanto, en Abril del mismo año adquiere el 100% de las acciones de Novasys en Ecuador, para fundar Exact SIIGO del Ecuador S.A., Se comienza la comercialización de los módulos de Inteligencia de Negocios: SIIGO add-in e Inteligente y lanza la Certificación como Operador SIIGO.

Informática & Gestión (2005), autoriza a la Fundación SIIGO, el desarrollo del programa TECNICO AUXILIAR CONTABLE CON ENFASIS EN SIIGO, lográndose la certificación de CALIDAD ISO 9000 para los procesos de Prestación de Servicios de Instalación, Capacitación y Servicio de Soporte (Servicio telefónico, visitas presénciales, visitas virtuales y atención en planta) del software.

Posteriormente (2006), esta amplia la certificación en calidad ISO 9000 a los procesos de comercialización, Servicio al cliente, y consultoría del software para la administración de negocios y alcanza con Microsoft la certificación MCGP Microsoft Certified Gold Partner.

Finalmente en el 2007 Se amplia el portafolio de productos con los programas: vt-learning, software para capacitación virtual y Gestión de evaluación por competencias 360 GRADOS. Gracias a la evaluación de Computerworld, Informática & Gestión es la Empresa No. 1 dentro del mercado de software administrativo para PYMES y ocupa el puesto No 57 dentro de las 100 empresas mas grandes de la informática en Colombia.

DESCRIPCIÓN DE SIIGO

SIIGO (Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo), es un software genérico administrativo, que permite registrar detalladamente las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios, ya que sus módulos, que se encuentran unidos, forman soluciones empresariales de acuerdo al sector económico, actividad y al tamaño de la empresa, su mercado objetivo son las medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios.

SIIGO por ser un software TOTALMENTE INTEGRADO, solo requiere que los documentos y en si las transacciones sean registradas UNA SOLA VEZ, para obtener la información de su empresa. De esta manera la empresa se evita la doble o triple digitación de las cifras, siendo el único software administrativo Totalmente Integrado En Línea Y Tiempo Real.

Por lo tanto, SIIGO Estándar incluye 14 módulos administrativos que permiten controlar en detalle todas las áreas de su empresa, ejerciendo así una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades. Este programa contable te permite en cualquier momento, sin importar la fecha y hora, disponer de toda la información contable y financiera de su empresa, totalmente actualizada. Además, en SIIGO cada operación que se hace en el programa lo deja actualizado en todos sus módulos; no hay que volver a redigitar información, por lo que usted cuenta con información precisa y confiable de manera permanente.

El Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder registrar, incluso en múltiples monedas, las transacciones de hasta 98 compañías y obtener la información de manera individual o consolidada.

En consecuencia, este programa contable cuenta con indicadores claves de éxito, que le permite a la gerencia, conocer a manera de cifras y gráficas, los resultados más relevantes de su negocio, mediante la utilización de Siigo add in y Siigo Inteligente y resume los informes de auditoria más importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones y en el desarrollo de la gestión.

CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE SIIGO

Las principales características de SIIGO son:


 * permite interfase
 * controlado
 * Económico en recursos Dinámico
 * Versátil
 * Fácil manejo
 * practico
 * Seguro
 * integro

Además de estas características podemos enumerar las siguientes: Es un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Costos de Producción, Activos Fijos, Pedidos, Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nómina y Ventas.

No requiere de expertos para poder operar el programa contable.

Solo requiere que los documentos y en si las transacciones sean registradas una sola vez, para obtener la información de su empresa.

En cada operación que se hace en el programa lo deja actualizado en todos sus módulos.

Permite tener un control total de las diferentes empresas.

Permite a la gerencia, conocer a manera de cifras y gráficas, los resultados más relevantes de su negocio.

Resume los informes de auditoria más importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones.



FUNCIONALIDAD

SIIGO funciona alrededor del Sistema Contable, permitiendo gran versatilidad en el asentamiento de operaciones, al poderse registrar de dos formas:

La primera; mediante La Elaboración Directa de los Documentos en el computador, en cuyo caso el sistema automáticamente realiza la contabilización (Comprobante) y el registro de las cifras en todas las demás áreas (transparente para el usuario), y La Segunda; mediante la incorporación directa de Comprobantes de Contabilidad, garantizando por cualquiera de los medios, que todos los registros sean afectados simultáneamente; provee así un solo medio de alimentación de información (Comprobantes), lo que asegura Integridad y Consistencia total entre sus diferentes aplicaciones

AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD: SIIGO por ser un software Totalmente Integrado, solo requiere que los documentos y en si las transacciones sean registradas UNA SOLA VEZ, para obtener la información de su empresa. De esta manera la empresa se evita la doble o triple digitación de las cifras.
 * VENTAJAS **

TENER TOTAL CONTROL SOBRE LA EMPRESA: SIIGO Estándar incluye 14 módulos administrativos que permiten controlar en detalle todas las áreas de su empresa, ejerciendo así una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades.

TENER INFORMACIÓN AL DÍA: En cualquier momento, sin importar la fecha y hora, usted dispondrá de toda la información contable y financiera de su empresa, totalmente actualizad.

CONTAR CON INFORMACIÓN EXACTA: En SIIGO cada operación que se hace en el programa lo deja actualizado en todos sus módulos; no hay que volver a digitar información, por lo que usted cuenta con información precisa y confiable de manera permanente.

MANTENER SU INFORMACIÓN HISTÓRICA: Simplemente consulte todos los datos financieros y contables de su empresa para cualquier año, sin perder información valiosa de ejercicios anteriores

CONTAR CON INFORMACIÓN CORPORATIVA: Que permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder registrar, incluso en múltiples monedas, las transacciones de hasta 98 compañías y obtener la información de manera individual DISFRUTAR DE LA FACILIDAD DE MANEJO: En muy corto tiempo se aprende a utilizar y le ofrece resultados de manera rápida y confiable, y esto se obtiene al utilizar un software que tan solo al elaborar cualquier documento y sin que el personal sea un experto en sistemas, ni en contabilidad, le permita tener el control de su empresa.

CONTAR CON INDICADORES CLAVES DE ÉXITO: Estos le permiten a la gerencia, conocer a manera de cifras y gráficas, los resultados más relevantes de su negocio, mediante la utilización de Siigo add in y Siigo Inteligente.

REALIZAR AUDITORIA DE INFORMACIÓN, resume los informes de auditoria más importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones y en el desarrollo de la gestión

SISTEMAS OPERATIVOS SOBRE LOS CUALES TRABAJA SIIGO

El Sistema Integrado De Información Gerencial Operativo, se puede utilizar a través de computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales WINDOWS y LINUX (solo como servidor de la versión en Windows), Windows 2000, XP Profesional, 2003 Server y se ofrecen bajo 2 versiones: WINDOWS Y PUNTO NET.

MODULOS QUE COMPONEN LA APLICACION CONTABLE SIIGO SIIGO ofrece soluciones para cada área de la empresa a partir de sus módulos, que unidos forman soluciones empresariales de acuerdo al sector económico, actividad y al tamaño de la empresa; los módulos son los siguientes:

Todos los 14 módulos de SIIGO poseen características fundamentales que le permiten obtener a sus usuarios los mejores resultados durante el ciclo de operaciones en la empresa.

A continuación enunciaremos las principales Características de cada uno de ellos:

DOCUMENTOS:

Brinda tres (3) modelos de elaboración e impresión de documentos: estándar, formas minerva y generador de documentos.

Refleja todas las transacciones en documentos.

Permite obtener la información de contabilidad, cartera, gestión de cobranza, cuentas por pagar, inventarios, costos de producción, ventas, mercadeo, pedidos, compras, nomina, activos fijos y presupuesto tan solo al elaborar los documentos.

Controlar la numeración, evitando su repetición y sin dejar numeración en blanco.

Evitar cruces incorrectos en documentos.

Imprimir varias veces un documento.

Facilitar la elaboración de documentos por medio de ayudas.

Realizar automáticamente los cálculos necesarios para la elaboración de documentos.

Asegurar la no-pérdida de información en los documentos.

Garantizar que los datos de los documentos son idénticos a los datos de los demás módulos.

Acceder los documentos procesados para su revisión.

Opcionalmente restringir la elaboración del documento en cuanto a facturar sin inventarios y vender a clientes en mora o sobrecupo, etc.

Opcionalmente restringir la elaboración de la factura u orden de compra cuando se van a ingresar productos que sobrepasan el stock máximo.

Utilizar los documentos de acuerdo a las últimas normas contables y tributarias.

Opcionalmente restringir la elaboración de la factura de venta o la orden de pedido cuando se va a dar salida a productos que sobrepasan el stock mínimo.

Opcionalmente restringir la elaboración de Comprobantes de Egreso y Registros de Compras cuando estas cuentas de gastos están por encima de su formulación presupuestal.

Reservar productos del inventario que en ese momento están saliendo mediante un documento (factura de venta, remisiones, notas de salida, etc.) sin que el sistema haya actualizado el documento; aplica para sistemas multiusuarios.

Generar archivos planos para ser utilizados con el Sistema EDI(*); en este caso SIIGO puede leer los formatos EDI y actualizarlos directamente en el sistema y viceversa, es decir, que la orden de pedido de SIIGO es traducida y puede ser enviada a través de EDI.

“EDI (Intercambio Electrónico de Datos) es la comunicación electrónica entre dos equipos de computo que se transfieren documentos electrónicos regulados mundialmente por dos grandes estándares, eliminando el uso del papel y automatizando los procesos de Comercio Electrónico entre empresas publicas o privadas, con la mínima intervención humana; Ejemplos: Orden de Compra, Orden de Pedido, Facturas, Remisiones, etc.”

Características

Facturas De Ventas

Permite utilizar dos formas de facturación:

1. Facturación Estándar - Elabora e imprime la factura de venta, maneja hasta tres listas de precios, utiliza hasta tres conceptos de descuentos y tres de cargos, muestra las existencias de cada producto por bodegas, muestra la situación del cliente en lo referente al saldo en cartera y valor en mora, permite aplicar restricciones de auditoria (opcional) para no facturar cuando cliente esta en mora o sobre cupo, venta de productos con saldo crédito, otorgamiento de descuentos, etc.

2. Facturación Rápida - Permite parametrizar los datos básicos del documento que se requieren, al momento de realizar la factura; afecta directamente los registros en: cartera, inventarios, ventas, contabilidad, pedidos y presupuesto.

Recibos de Caja

Elabora e imprime el recibo de caja, afectando directamente Cartera, Nomina, Presupuesto, Contabilidad y Ventas. Acceda a la cartera por cliente o por él numero de factura, muestra el estado de cuenta, el saldo y permite escoger las facturas a cancelar; además, permite hacer anticipos sobre ventas y recibos de caja posfechados.

Comprobantes de Egreso – Cheques

Elabora e imprime los comprobantes de egreso con su respectivo cheque (opcional), afectando directamente: Cuentas por pagar, Nomina, Presupuesto, Contabilidad, Activos Fijos e Inventarios.

Muestra el saldo de cada cuenta bancaria, actualiza por cada egreso realizado el estado de cuenta y el saldo del proveedor; además, permite escoger las facturas a cancelar, dar anticipos sobre compras y girar cheques posfechados.

Facturas de Compras:Registra e imprime la factura de compra a proveedores, afectando directamente: Cuentas por pagar, Activos fijos, Compras, Contabilidad, Presupuesto e Inventario. Permite comprar productos, activos o causar gastos. Presenta ayudas al momento de registrar la compra: muestra los saldos y el costo en inventarios; además, permite hacer cruce con anticipos a proveedores y la factura de compra cruza automáticamente con las notas de entrada y/o órdenes de compra.

Notas: Elabora e imprime Notas débito, crédito, de entrada y salida, de ensamble y desensamble de kits de inventarios, traslados entre bodegas, notas de producción e internas de Contabilidad, afectando directamente: Cuentas por pagar, Activos fijos, Contabilidad, Presupuesto, Inventarios, Nomina, Ventas, Pedidos y Compras.

Devolución de Facturas: Elabora e imprime la devolución en ventas del año en curso, afectando directamente Cartera, Inventario, Presupuesto, Contabilidad y Ventas y trae automáticamente la factura, permitiéndole que la devolución sea parcial o total.

CONTABILIDAD: Brinda los siguientes beneficios:

Le permite tener los estados financieros básicos (Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en la situación Financiera, Estado de Cambio en el Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo) en cualquier momento, sin importar la fecha.

Utilizar el plan único de cuentas PUC (10 Dígitos) y detallar la información contable hasta en 5 niveles (99 grupos, 99 cuentas, 99 subcuentas, 99 auxiliares y 99 subauxiliares). Adicionalmente, podrá clasificar las cuentas en 9999 centros de costos y 999 subcentros.

Obtener el Balance General y el Estado de Perdidas y Ganancias con cuentas contables diferentes al PUC, mediante la utilización de cuentas alternas.

Poder controlar si los ingresos que pasan por caja van directamente a bancos, mediante la opción de conciliación de caja.

Obtener los Balances de pruebas por Centros de Costos, bien sea de manera individual o acumulados y por rangos consecutivos o aleatorios.

Permite realizar un Análisis Financiero de forma Vertical u Horizontal.

Llevar la contabilidad con las últimas normas contables y tributarias: realiza automáticamente los ajustes por inflación (General o por Centros de Costos) de acuerdo con las normas establecidas; expide automáticamente los certificados de IVA, ICA y RETEFUENTE, presenta la información en medio magnético de acuerdo a los formatos de la administración de impuestos y produce los libros oficiales: Diario, Mayor, Inventarios, Ventas y Compras.

Tener automáticamente la información para pagos fiscales y parafiscales.

Garantizar la confiabilidad de los datos, pues no permite grabar comprobantes descuadrados (comprobantes de diario, consecutivos o anulados).

Conocer la relación de terceros por cuenta, a nivel detallado o general y realizar el mantenimiento de terceros.

Importar el catálogo de terceros desde otros productos de acuerdo a un formato preestablecido e incorporar comprobantes construidos por otros medios (interfases de entrada).

Tener un Calendario Tributario, para conocer las fechas de vencimiento de pago de los diferentes impuestos tributarios.

Realizar Interfaces con otros productos como: Hojas Electrónicas, Procesadores de Palabra, Bases de Datos, etc., con el fin de elaborar informes complementarios a SIIGO.

CUENTAS POR COBRAR: Beneficios:

Realizar una rápida labor de recaudo en cartera, al conocer en cualquier momento, por centros de costos y en forma discriminada la información de quien nos debe, cuanto, a que fecha y cual es el valor de la cartera vencida y por vencer.

Analizar el comportamiento de pago de los clientes, cupos de crédito, clientes inactivos.

Proyectar los ingresos día a día, según la fecha seleccionada.

Realizar un análisis de las ventas y pagos efectuados por el cliente dentro del periodo, indicando el total de la cartera, el valor vencido, por vencer y ultima fecha de movimiento.

Conocer discriminadamente los documentos que respaldan la cartera (facturas, cheques posfechados, letras, pagares, etc.).

Obtener de manera informativa, el valor de los intereses dejados de percibir por concepto de la cartera no recaudada.

Tener la relación de la Cartera Morosa, para efectos de cobro, con los intereses de mora causados de acuerdo a una tasa fijada dinámicamente por el usuario.

Tener la información básica de los clientes como: Representante Legal, Dirección, Teléfonos, Fax, Apartado Aéreo, E-mail, Clasificación, Sucursal a la que pertenece, Observaciones, etc.

GESTION DE RECAUDO: Permite.

Tener un conocimiento detallado de la labor que desarrollan los auxiliares de cartera con los clientes, desde el momento en que se tiene el primer contacto, la argumentación que presentan y los seguimientos que realiza hasta el recaudo efectivo.

Medir la EFECTIVIDAD en el CUMPLIMIENTO de las labores: Controlar si los compromisos pactados con los clientes se realizaron, identificar cuales son los compromisos pendientes de efectuar y saber a quienes han llamado o no.

Tener una integridad ideal para la evaluación del personal, al combinar el cumplimiento de las metas con el cumplimiento de las políticas, estrategias y tácticas en la labor de recaudo.

Poder definir planes de capacitación en los temas que están fallando los auxiliares de cartera, por ejemplo en la planeación del trabajo, en la argumentación, en el manejo de las técnicas de presión, etc.

Programar en detalle las labores diarias del auxiliar de cartera de tal manera que sea mucho más productivo en el uso y distribución del tiempo, enfocándose a lo que produce resultados.

Medir la EFECTIVIDAD de la GESTION de las labores ejecutadas por los auxiliares de cartera, en cuanto al numero de llamadas y sus respectivos compromisos, pronósticos de recaudo, concentración de la cobranza y numero de llamadas necesarias para alcanzar el pago, entre otras.

Eliminar el riesgo de salida de los auxiliares de cartera al tener toda la información de los clientes y su seguimiento en forma electrónica, de tal manera que se pueda continuar la labor de cobranza, así sea por incapacidad parcial del auxiliar.

INFORMES ESTRATÉGICOS

Relación de la cartera vencida y por vencer por cobrador y sus correspondientes días de mora.

Edades de cartera por cobrador, de acuerdo a rangos definidos por el usuario.

Relación de cartera por vencer, por cobrador a una fecha determinada.

CUENTAS POR PAGAR: Beneficios.

Saber a quién le debemos, cuánto y a qué fecha.

Conocer cuánto está vencido y cuanto por vencer.

Tener toda la información de las cuentas por pagar, al momento del pago.

Mantener la historia de los pagos al proveedor.

Saber al instante, día a día a quién se le debe pagar.

Conocer cuánto se paga en intereses de mora.

Producir estados de cuentas por proveedor para su circulación y verificación de cifras. onocer hasta en 10 rangos de edades, las cuentas por pagar vencida o por vencer, discriminadas por cada documento para efectos de proyectar el flujo de caja.

Analizar el movimiento que se ha tenido con los proveedores, en cuanto a compras, pagos y saldos.

Obtener información de proveedores por Centros de Costos.

Conocer discriminadamente los documentos que respaldan las deudas (facturas, cheques posfechados, letras, pagares, etc.).

Conocer los saldos por documento detallados por cada vencimiento.

Tener la información básica de los proveedores como: Representante Legal, Dirección, Teléfono, Fax, Apartado Aéreo.

INVENTARIOS: presenta los Siguientes beneficios.

Utilizar un código de inventarios de 13 dígitos en 3 niveles (999 líneas, 9999 grupos y 999999 productos); adicionalmente, tener un código alterno de 30 posiciones (referencia de fábrica) y 20 campos más para el código de barras, 2 niveles adicionales de 8 dígitos cada uno para clasificar los productos en: Talla y Color, Lote y Rollo, etc.

Conocer en cantidades y valores los productos almacenados hasta en 9999 bodegas y por cada bodega en 999 ubicaciones.

Ensamblar elementos para formar un Kit o desensamblarlos para vender individualmente cada elemento.

Saber en cualquier momento cuanto es el costo del inventario.

Conocer qué productos han tenido movimiento, cuáles no y desde cuando.

Saber a quién se le compró y a que costo (estadísticas de compra).

Obtener el movimiento de productos (Kardex) total o por bodega, en un periodo de tiempo determinado.

Cosolidar los saldos entre bodegas.ar a cada producto una identificación por medio de rótulos.

Saber que productos están por encima o por debajo de los niveles de stock.

Utilizar el Sistema de Inventario Permanente ó Periódico.

Definir hasta 12 listas de precios personalizadas (Mayoristas, Distribuidores, Público, etc.) e incrementarlas o disminuirlas automáticamente, teniendo como base el último valor de compra, el costo unitario o precio de venta.

Puede Elegir 2 Formas Para Valorizar Su Inventario:

Sistema de Inventario Permanente: afecta las existencias por movimientos de la cuenta de inventarios, manteniendo un saldo permanente en cantidades y valores, y valoriza el saldo al costo promedio ponderado; opcionalmente, permite valorizar el inventario al último valor de compra o a un valor predeterminado.

Sistema de Inventario Periódico: este caso afecta las existencias a partir de las compras y las ventas, manteniendo un saldo permanente solo en cantidades y valoriza el saldo a último valor de compra.

NOMINA: Características:

Precisar hasta 999 conceptos entre ingresos y deducciones.

Manipular hasta 99 Nóminas independientes y consolidables.

Liquidar automáticamente las prestaciones sociales, tales como: Prima de Servicios, Cesantías e Intereses sobre cesantías y el pago a fondos de pensiones y salud.

Liquidar la nomina de acuerdo al periodo de pago en: Mensual, Quincenal y Décadal.

Conocer la información básica de los empleados.

Preliquidar el contrato de trabajo.

Incluir, modificar y ajustar las novedades del periodo o utilizar las prefijadas, hasta obtener la nomina definitiva.

Relacionar por empleado el tipo de contrato.

Contabilizar automáticamente los aportes parafiscales y las provisiones para prestaciones sociales.

Generar volantes de pago, bien sea con cheque, efectivo o corporación y la relación de pago por medio magnético.

Imprimir los Certificados de Ingresos y Retenciones al final de cada periodo.

Calcular la retención en la fuente según procedimientos: 1) a través de una tabla y 2) porcentaje fijo de retención.

ACTIVOS FIJOS: Permite:

Diferenciar el valor histórico del valor real del activo, después de la depreciación y los ajustes por inflación.

Tener toda la hoja de vida de los activos: códigos, descripción, número de serial, ubicación, fecha de compra, centro de costo y numero de veces a depreciar.

Clasificar los activos a 2 niveles (999 grupos y 9999 activos por grupo).

Realizar automáticamente la depreciación de los activos y los ajustes por inflación.

Conocer él número de veces que se ha depreciado un activo.

Controlar si el activo esta asegurado, su fecha de vencimiento y el monto del seguro.

Informar las fechas y la empresa contratada que realizo los últimos 3 mantenimientos y la fecha del próximo mantenimiento.

Controlar el medio de adquisición de los activos (leasing, garantía activa), fechas de ingreso y vencimiento de la póliza de seguros.

Realizar la importación del catálogo de activos fijos desde otros productos de acuerdo a un formato preestablecido.

Desactivar los activos que ya están despreciados, para que no aparezcan en los listados.

Obtener informes sobre los activos a cargo de cada responsable, ubicación física, etc.

PRESUPUESTO: Ofrece lo siguiente:

Realizar comparativos acumulados del periodo y mes actual o seleccionado.

Saber porcentualmente que tan asertivo es el pronostico presupuestal.

Poder conocer en cualquier momento las variaciones de la ejecución Vs. la formulación presupuestal.

Conocer los acumulados de la ejecución presupuestal por cada grupo contable. Ej.: Ingresos operacionales, Gastos de Administración, Gastos de Ventas, etc.

Importar el presupuesto desde otro software, de acuerdo a un formato preestablecido.

Analizar la ejecución presupuestal por mes, trimestre, semestre o año.

Elaborar el presupuesto anual de acuerdo a un incremento porcentual del año anterior.

Conocer la formulación y la ejecución presupuestal mes a mes, por centros de costos y consolidada por grupos, cuentas, subcuentas o auxiliares.

Formular y controlar la ejecución de todas las partidas del balance y resultados, a nivel total o por centros de costos.

Presupuestar en cantidades y valores las ventas de productos.

PEDIDOS:

Elaborar e imprimir las ordenes de pedido.

Cruzar automáticamente el pedido con la factura o nota de remisión.

Conocer los pedidos pendientes por entregar al cliente discriminados por producto.

Conocer el cumplimiento o incumplimiento en la entrega de pedidos, de acuerdo a la fecha pactada.

Saber qué pedidos ya se pasaron del tiempo de entrega.

Listar un resumen de los productos que han pedido los clientes, comparando la cantidad que hay en stock y los faltantes.

Analizar los pedidos pendientes por despachar Vs. las compras pendientes de recibir.

Determinar la disponibilidad de productos para entregar.

Conocer las fechas de entrega de pedidos.

COMPRAS:

Conocer las fechas de recibo de órdenes de compra.

Analizar las compras pendientes por recibir vs. Los pedidos pendientes por despachar.

Saber qué compras ya se pasaron del tiempo de recibo.

Producir un informe que sugiere la cantidad a comprar, comparando el saldo del producto con los despachos y las compras pendientes de recibir y el Stock máximo.

Elaborar e imprimir las ordenes de compra de mercancías, diseñados con el generador de documentos.

Cruzar automáticamente la orden de compra con el registro de compra o nota de entrada.

Conocer las compras pendientes por recibir de los proveedores, discriminados por producto.

VENTAS:

Conocer las Cuentas por Cobrar por cada uno de los vendedores.

Conocer las ventas y la rentabilidad por producto, por vendedor y por zona.

Chequear los recaudos realizados a cada factura, por vendedor.

Utilizar 4 modelos de comisiones: 1) Por venta, 2) Por recaudo, 3) Por producto vendido y 4) Por rango de vencimiento de las facturas.

Elaborar y guardar las cotizaciones, que pueden ser cruzadas con un pedido o factura.

Conocer la rentabilidad de los productos comparando la lista de precios con él último valor de compra o su costo.

Analizar a qué clientes se le han vendido determinados productos, qué productos han comprado determinados clientes y que productos son los que más se venden.

Conocer las ventas de productos por centros de costos.

Conocer la utilidad sobre cada factura emitida.

Identificar las facturas elaboradas por cada vendedor.

Tener estadísticas de ventas en cantidades y pesos, clasificadas por producto, cliente, vendedores agrupados por zonas y ciudades y conocer la participación de cada producto en el total de las ventas.

Obtener estadísticas de ventas anuales discriminadas por mes.

Tener un informe de ventas discriminadas por forma de pago (Contado o Crédito).

Conocer el cumplimiento o incumplimiento en la entrega de pedidos por vendedor, de acuerdo a la fecha pactada.

Obtener un informe de las ventas diarias por cada producto.

Realizar un Presupuesto Comercial, para llevar un control de ventas por producto por cada uno de los vendedores.

GESTION DE CLIENTES: El modulo de gestión de Clientes le permite a las empresas:

Desarrollar estrategias comerciales para nichos específicos de mercado, al contar con la información detallada del comportamiento tipo de segmentos de clientes potenciales, que están agrupados de acuerdo al sector y subsector en que se encuentran, actividad económica a que pertenecen, ubicación geográfica, tamaño de empresa, numero de empleados que tiene, tipo de contribuyente y medios de prospectación, entre otros.

Medir la EFECTIVIDAD en el CUMPLIMIENTO de las labores: compromisos atrasados, compromisos pendientes y ejecutados y a quien no se ha llamado desde hace “N” días, etc.

Medir la EFECTIVIDAD de la GESTION de las labores ejecutadas por los asesores comerciales, en cuanto a su productividad al contactar prospectos, si esta hablando con el rol indicado, numero de llamadas que realiza y su efectividad en lograr una demostración, cotización y venta, efectividad al ejecutar compromisos, en cuanto tiempo promedio se esta coordinando una demostración, entre otras.

Definir estrategias de ventas acordes al comportamiento de compra de los clientes potenciales, al conocer el tiempo que se toman para decidir la compra, el porcentaje de probabilidad de venta, el dinero que tienen destinado para invertir y el valor cotizado por la competencia, entre otros.

Tener un conocimiento detallado de la labor que desarrollan los asesores comerciales con los prospectos, desde el momento en que se tiene el primer contacto, la argumentación que presentan, los seguimientos y compromisos que definen hasta el cierre de la venta, es decir conocer la gestión que se realiza en todos los puntos de interacción empresa-cliente.

Programar en detalle las labores diarias del asesor comercial de tal manera que sea mucho más productivo en el uso y distribución del tiempo, enfocándose a lo que produce resultados.

Poder definir planes de capacitación en los temas que están fallando los asesores comerciales, por ejemplo en la planificación del trabajo, en la argumentación, en el manejo de objeciones, en las técnicas de cierre, etc.

Poder definir hasta 999 acciones diferentes que pueden ser realizadas en el seguimiento a los prospectos. Ej.: cotizar, presentar, degustar, visitar, llamar, confirmar, etc., con el fin de llevar un control no solo de la efectividad de los vendedores, sino identificar lo pendiente por realizar, que a su vez permite detallar puntos débiles en los vendedores.

Tener el control sobre las oportunidades de negocios:

Conocer porque medio se están contactando los prospectos, por eje: radio, folletos, ferias, etc.

Identificar cuanto valen las oportunidades de negocios: valores cotizados en un rango de fecha definido.

Saber que tan desfasados estamos del presupuesto del cliente: Valor Cotizado Vs. Presupuesto del cliente.

A que fecha se pronostica, van a comprar los prospectos.

En que rango de días se considera que van a comprar los prospectos.

Que probabilidad de venta se tiene con cada prospecto.

Quien es y en cuanto esta cotizando la competencia.

Contar con los siguientes informes:

Informes Estratégicos

Identificar características especiales de compra por nichos de mercado, filtrados por:

Régimen tributario a que pertenecen.

Numero de empleados.

Zonas geográficas.

Sector, subsector y actividad económica a que pertenecen.

Múltiples criterios combinados: por zona, sector, régimen tributario, tiempo de definición de la venta, actividad económica, etc.

Fecha de cumpleaños.

Informes De Seguimiento.

Conocer diariamente o en cualquier rango de fechas, la agenda de compromisos por vendedor.

Identificar los diferentes tipos de compromisos que se tienen con los clientes.

Informes Generales.

Contar con la información detallada de los prospectos: Dirección, teléfonos, mail, fax, apartado aéreo, página Web, datos de los contactos, etc.

Tener un directorio de la empresa que incluye su página Web y las direcciones electrónicas de los contactos.

Impresión de rótulos para la elaboración de correos.

Trasladar diferentes campos y datos de prospectos a un archivo plano.

EL GERENTE : Este modulo fue diseñado como una herramienta de análisis para apoyar el proceso de toma de decisiones, en un entorno en donde se debe decidir al instante y con cifras puntuales y exactas; su presentación, resume a manera de cifras y gráficos los comportamientos de las más importantes variables de las empresas.

EL AUDITOR : resume los informes de auditoria más importantes que el Gerente y el Grupo Contable necesitan para ejercer un eficiente control en las operaciones, medir los impactos de las normas contables tributarias y analizar la gestión en las diferentes áreas, para asegurar una efectiva toma de decisiones acorde a la realidad actual de los negocios.

SIIGO Add-In : permite evolucionar en la manera convencional de analizar los resultados, porque al llevar todas las cifras contables y administrativas de SIIGO a EXCEL, se pueden aprovechar sus potentes ventajas de calculo, para utilizar Informes Gerenciales Predefinidos, elaborar reportes personalizados con cifras y graficas, proyectar datos y diseñar plantillas, para que de esta manera, se pueda visualizar la información bajo diferentes puntos de vista.

[|SIIGO INTELIGENTE] : le permite a los directivos de las pequeñas y medianas empresas utilizar una herramienta hasta ahora utilizada solo en las grandes compañías: Los Cubos De Decisión, como un apoyo real al proceso de toma de decisiones, al poder utilizar Modelos Inteligentes Predefinidos, contar con información mas detallada, analizar los datos bajo diferentes puntos de vista mediante múltiples combinaciones, encontrar parámetros de comportamientos e información no evidente, entre otras.

GESTIÓN DE RECAUDO : este modulo no solo permite tener un conocimiento detallado de la labor que desarrollan los auxiliares de cartera, desde el momento en que se tiene el primer contacto, la argumentación que presentan, hasta el recaudo efectivo, sino también, medir su eficiencia y el cumplimiento en la gestión y en el seguimiento.

GESTIÓN DE CLIENTES : permite evaluar la eficiencia y el cumplimiento en la gestión por parte de la fuerza comercial, tener el control sobre las oportunidades de negocios, desarrollar estrategias comerciales para nichos específicos de mercado y controlar el seguimiento comercial que se le hace a los clientes.

[|GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS] : es un modulo complementario a SIIGO, que optimiza todo el proceso de selección, enganche, reclutamiento y contratación, teniendo como base la selección bajo 2 modalidades:

Convencional O Por Competencias; adicionalmente, permite organizar el archivo del personal de la empresa, evaluar las novedades y la gestión del personal y en si, controlar todo lo relacionado con la gestión de Recursos Humanos.

DIFERENCIA ENTRE LOS DIFERENTES TIPOS DE SIIGO

SIIGO BASICO: Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios.

Características:

Maneja hasta 2 empresas consolidables, Utiliza poco espacio en memoria y disco duro, Integra hasta 5 módulos en línea y tiempo real, Es Monousuario

SIIGO ESTANDAR: es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios.

Características:

Ofrece 14 módulos Básicos(documentos, contabilidad, cuentas por pagar, gestión de recaudos, cuentas por pagar, activos fijos, inventarios, pedidos, compras, ventas, gestión de clientes, presupuestos, gestión de tesorería y nomina).

SIIGO COMERCIAL: Es una herramienta de apoyo para la administración y el control empresarial en los ne2gocios del sector comercial.

Características:

Cuenta con ocho módulos (documentos, contabilidad, cuentas por cobrar, gestión de recaudo, inventarios, pedidos, ventas y gestión de clientes).

SIIGO SERVICIOS: Software modular de SIIGO para la administración de negocios del sector de servicios, con el cual se obtiene al momento y de manera confiable la información de contabilidad, cartera o proveedores partiendo de la elaboración de documentos fuentes (facturas, cheques, recibos, etc.), ofreciendo así, todas las cifras necesarias para la toma de decisiones.

Características:

Incluye los siguientes 4 módulos: (documentos, contabilidad, cuentas por cobrar y gestión de recaudos).

SIIGO CONTADOR: Diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compañías no tendrán que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido y automáticamente y al instante podrá producir los estados, indicadores y comparativos financieros de las empresas.

Características:

Los contadores podrán prestar servicios de procesamiento de datos contables a muchas más empresas, pues no tendrá que digitar las cifras de sus clientes.

Las empresas recibirán sus estados y los indicadores financieros más representativos cuando lo deseen; sólo basta con que envíen la interfase y el contador automáticamente actualiza el movimiento contable.

Las empresas podrán registrar sus pronósticos y analizar la acertividad de la formulación presupuestal vs. ejecución.

Incluye los siguientes 7 módulos (contabilidad, presupuesto, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gerente, auditor e interfase de captura de datos).

SIIGO CAJERO: Es un software completo y de fácil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos.

Características:

Es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información en lo referente a: Contabilidad, Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios.

Cuenta con 3 módulos que son; Contabilidad, Inventarios y Punto de Venta.

SIIGO OFICIAL: es un software administrativo, desarrollado exclusivamente para que las entidades del estado, puedan controlar que el proceso operativo se realice de manera transparente, porque el sistema contiene restricciones, seguridades y conceptos de auditoría, que garantizan la confiabilidad de las cifras.

Características:

SIIGO OFICIAL cumple con las últimas normas del estado, incluyendo los informes específicos para entidades oficiales; su total integración, permite que con la simple elaboración de los documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, Órdenes y Registros de compra, Comprobantes de Egreso, etc.) se obtenga de manera inmediata, la información al día de Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventarios, Activos Fijos, Presupuesto Oficial y Órdenes de Compra. El módulo de Presupuesto Oficial controla automáticamente y de manera total e independiente, tanto los ingresos como los gastos previstos para la vigencia actual, vigencias anteriores y para los aprobados y/o en ejecución de vigencias futuras, garantizando así, que no se presenten inconsistencias en las ejecuciones Presupuéstales.

SIIGO PRACTICO: Es un programa de computador diseñado a la medida de los pequeños establecimientos de comercio, el cual permite administrar el negocio de una manera muy sencilla, sin necesidad de tener conocimientos en contabilidad y con bases mínimas en computadores.

Características:

Su operación parte de conceptos comúnmente usados en estos

Negocios: cuánto vendí, compré, gasté, retire o aporté dinero, etc., con esto SIIGO PRACTICO permite su uso SIN NINGUNA TRABA, sin el manejo de cuentas contables (PUC), tablas, transacciones, etc.

SIIGO ACADÉMICO: Este software permite registrar y gestionar toda la información de las entidades educativas, relacionada con estudiantes, profesores, padres de familia y rutas escolares. Informática & Gestión S.A. - SIIGO, introdujo al mercado SIIGO Académico, la nueva solución educativa integral para gestionar el proceso educativo.

Características:

Con el propósito de facilitar la administración del proceso educativo, SIIGO Académico es un software que permite registrar y gestionar toda la información de las entidades educativas, relacionada con estudiantes, profesores, padres de familia y rutas escolares.

SIIGO Académico, se adecua a cada tipo de calendario educativo (A, B o semestralizado), facilitando el registro y la consulta de la información bajo múltiples formas de búsqueda, y posibilitando la autonomía al permitir crear formatos propios de certificados, constancias, folios de matrícula, entre otros documentos e informes, y además mejora la calidad del servicio prestado a cada miembro de la comunidad educativa al ofrecerle información actualizada y centralizada.

SIIGO AUTOMOTRIZ: se presenta como la solución que apunta a cubrir las necesidades administrativas de los centros de servicio automotriz con el fin de asegurar una excelente gestión y un óptimo servicio en servitecas, estaciones de servicio, talleres de mecánica, y centros de mantenimiento de vehículos.

Características:

La solución permite ajustar las políticas de servicio al cliente a un procedimiento estándar que va desde el ingreso del vehículo, hasta la liquidación y facturación por cada orden de trabajo, garantizando con estos parámetros la satisfacción total del cliente. SIIGO Automotriz cataloga los diferentes vehículos por tipos, marcas o color, con el fin de incluirlos automáticamente en las órdenes de compra, ofreciendo un servicio de óptima calidad que se adapta a las necesidades específicas de cada cliente. SIIGO Automotriz permite generar diversos tipos de reportes como: Tipos de Vehículos, Marcas

y modelos, Tempario, Auditoria de documentos, Servicios prestados (placa, operario y por cliente), Historia de cada vehículo filtrada por la respectiva placa, Vehículos a los que no se le ha prestado servicio durante determinado tiempo, liquidación de comisiones y Ordenes de trabajo sin facturar.


 * CONCLUSIÓN **

Al finalizar esta investigación se puede concluir que el sistema integral información gerencial operativa SIIGO es una herramienta administrativa que permite registrar controlar, administrar de manera confiable todos y cado uno de los hechos económicos realizados por un ente, para facilitar la obtención de informes, que permita tomar decisiones que beneficien al ente económico a seguir su gestión en su campo laboral.Es además una herramienta útil, manejable que cualquier individuo puede acceder al manejo de ella ya que se muestra de una manera lógica y compresible.

** BIBLIOGRAFIA **

[|WWW.SIIGO.COM]

[|WWW.GERENCIE.COM]

LIBROS DE SIIGO